En bref : un constat de non-conformité efficace comporte trois parties : l’exigence, la preuve objective observée et une formulation claire de l’écart entre la preuve et l’exigence. Il doit être factuel, concis et compréhensible sans la présence de l’auditeur.
Quelles sont les trois parties d’une non-conformité ?
- Exigence — l’article, la procédure ou la clause contractuelle
- Preuve — ce qui a été vu, entendu ou examiné, avec les références
- Constat — en quoi la preuve ne satisfait pas à l’exigence
Un exemple ?
Exigence : la procédure QP-07 impose l’étalonnage de tous les équipements de mesure tous les 12 mois. Preuve : le micromètre M-114 de la cellule 3 a été étalonné pour la dernière fois il y a 18 mois (enregistrement CAL-2021-044). Non-conformité : l’équipement de mesure n’a pas été étalonné à l’intervalle défini.
Que doivent éviter les auditeurs ?
- Les opinions et les termes vagues comme « insuffisant » ou « inadéquat »
- Recommander des solutions dans le constat
- Des constats sans preuve traçable
Points clés
- Utilisez exigence, preuve et constat.
- Soyez factuel et précis.
- Laissez l’audité s’approprier la solution.
Questions fréquentes
Quelle différence entre non-conformité majeure et mineure ?
Une non-conformité majeure affecte la capacité du système à atteindre les résultats escomptés ; une non-conformité mineure est une défaillance ponctuelle.
Les auditeurs doivent-ils proposer des actions correctives ?
En général non ; l’auditeur identifie l’écart et l’audité détermine l’action.
Qu’est-ce qu’une observation ?
Un problème potentiel ou une piste d’amélioration qui ne constitue pas une non-conformité.