باختصار: يضمن ضبط الوثائق الحديث استخدام الأفراد للإصدار الصحيح من المعلومات الموثقة، واعتماد التغييرات، وحماية السجلات، سواء كانت ورقية أو على محركات مشتركة أو في نظام سحابي لإدارة الجودة.
ما الذي يجب أن يحققه ضبط الوثائق؟
- اعتماد الوثائق قبل استخدامها
- توافر الإصدارات الحالية في أماكن استخدامها
- تحديد التغييرات ومراجعتها
- منع الاستخدام غير المقصود للوثائق الملغاة
- حماية السجلات والاحتفاظ بها
ما أفضل الممارسات الرقمية؟
- مصدر واحد موثوق مع صلاحيات وصول مضبوطة
- مسارات عمل آلية للمراجعة والاعتماد
- سجل الإصدارات ومسارات التدقيق
- نسخ احتياطية منتظمة وقواعد للاحتفاظ
أهم النقاط
- اضبط الإصدارات والاعتمادات.
- اجعل الإصدار الحالي سهل الوصول.
- احمِ السجلات طوال مدة الاحتفاظ.
الأسئلة الشائعة
هل تشترط ISO 9001 إجراءات موثقة؟
تشترط ISO 9001 المعلومات الموثقة حيث تلزم للفاعلية، لا مجموعة ثابتة من الإجراءات.
هل يُسمح بالنسخ المطبوعة؟
نعم، إذا كانت مضبوطة أو موسومة بأنها غير مضبوطة.
كم مدة الاحتفاظ بالسجلات؟
وفق ما تحدده المتطلبات القانونية ومتطلبات العملاء والمؤسسة.