باختصار: يتكون بيان عدم المطابقة الفعّال من ثلاثة أجزاء: المتطلب، والدليل الموضوعي الذي لوحظ، وبيان واضح لكيفية عدم استيفاء الدليل للمتطلب. وينبغي أن يكون واقعيًا وموجزًا ومفهومًا دون حضور المراجع.
ما الأجزاء الثلاثة لعدم المطابقة؟
- المتطلب — البند أو الإجراء أو الشرط التعاقدي
- الدليل — ما شوهد أو سُمع أو رُوجع، مع المراجع
- البيان — كيف لا يستوفي الدليل المتطلب
ما مثال ذلك؟
المتطلب: يشترط الإجراء QP-07 معايرة جميع معدات القياس كل 12 شهرًا. الدليل: آخر معايرة للميكرومتر M-114 في الخلية 3 كانت قبل 18 شهرًا (السجل CAL-2021-044). عدم المطابقة: لم تُعاير معدات القياس وفق الفترة المحددة.
ما الذي ينبغي للمراجعين تجنبه؟
- الآراء والكلمات المبهمة مثل «ضعيف» أو «غير كافٍ»
- اقتراح الحلول ضمن الملاحظة
- الملاحظات غير المدعومة بأدلة قابلة للتتبع
أهم النقاط
- استخدم المتطلب والدليل والبيان.
- كن واقعيًا ومحددًا.
- اترك للجهة الخاضعة للمراجعة تحديد الحل.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين عدم المطابقة الجسيمة والبسيطة؟
تؤثر عدم المطابقة الجسيمة في قدرة النظام على تحقيق النتائج المرجوة، أما البسيطة فهي إخفاق منفرد.
هل ينبغي للمراجعين اقتراح إجراءات تصحيحية؟
عمومًا لا؛ فالمراجع يحدد الفجوة والجهة الخاضعة للمراجعة تحدد الإجراء.
ما الملاحظة (Observation)؟
مشكلة محتملة أو فرصة تحسين لا ترقى إلى عدم المطابقة.